UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
UNA FASCIA PER DUE
26 novembre 2016
Ma come, il Sindaco del Capoluogo non è per legge anche il Sindaco della Città metropolitana (quella che ha sostituito la Provincia, per capirci)? Sì che lo è. Eppure, il 4 novembre scorso, all’Altare della Patria, erano contemporaneamente presenti il Sindaco della Città metropolitana di Roma e un suo rappresentante.
A Roma il Sindaco della città (1) e il Sindaco Metropolitano (2) sono la stessa persona. Se (1) è presente, un rappresentante di (2) NON esiste. Non esiste proprio. Per l'effetto di una disposizione normativa, oltre che a rigor di logica. Andiamo per ordine.
Il rappresentante della Città Metropolitana (non il Sindaco, che aveva quella tricolore) indossava la fascia che l’ordinamento attribuisce al Capo dell’Amministrazione quale segno distintivo. La natura di entrambe è definita dall'art. 50, comma 12, del T.U.E.L. “Distintivo del sindaco è la fascia tricolore con lo stemma della Repubblica e lo stemma del comune, da portarsi a tracolla [dalla spalla destra al fianco sinistro, n.d.r.]. distintivo del presidente della provincia è una fascia di colore azzurro con lo stemma della Repubblica e lo stemma della propria provincia, da portare a tracolla”.
Ora però l’art. 1, comma 19, della legge 7 aprile 2014, n. 56, prevede: “il sindaco metropolitano è di diritto il sindaco del comune capoluogo”. La ratio legis di questa norma era lo snellimento delle Istituzioni e il risparmio dei costi della politica. Ovvero: una persona sola svolge due funzioni.
Ma oltre alla legge e alla ragione della legge, vedere insieme le due fasce (in qualche modo una, paradossalmente la "maggiore", in rappresentanza dell'altra), oltre al mai troppo maltrattato buon senso viola un'altra disposizione: l’art. 14 del D.P.C.M. 14 aprile 2006 dove dispone: “La rappresentanza è la delega conferita espressamente e di volta in volta dall’autorità invitata ad altra appartenente alla stessa Istituzione […] affinchè la seconda possa partecipare in sua vece e per conto dell’Istituzione alla cerimonia”.
Insomma bastava il Sindaco a rappresentare entrambi gli Enti. Semmai c'è da chiedersi con quale fascia.
Sulla circostanza che della fascia azzurra - già segno distintivo del Presidente della Provincia - si sia autolegittimato il vertice della Città Metropolitana si potrebbe discutere, ma sorvoliamo. In ogni caso, pur ammettendone la liceità dell'uso, è del tutto incongruo che un simbolo (qualsiasi simbolo), in presenza del titolare possa essere indossato da altri.
Il tema è sempre lo stesso: il significato profondo che rivestono le forme di manifestazione dello Stato e il valore espresso dai simboli. Perché gli errori di forma (specie in diretta TV) si traducono in una confusione sulla sostanza dell’ordinamento e in un danno d’immagine per le Istituzioni.
Può sembrare una questione di lana caprina, un cavillo minore, ma non è così. “Se vogliamo che tutto rimanga come è, bisogna che tutto cambi”, no?
Per ultimo, ma non in ordine di importanza: la presenza di un secondo rappresentante per la città metropolitana potrebbe indurre, alla prossima occasione, altri rappresentanti a presentarsi?
Il Procuratore Generale della Corte d’Appello potrebbe chiedere di partecipare in rappresentanza della Procura, nonostante sia presente il Presidente della Corte d’Appello. E il Comandante della Polizia stradale come rappresentante di una specializzazione, ancorché alla presenza del Capo della Polizia. I Vice Presidenti del Senato della Repubblica o della Camera dei Deputati in rappresentanza delle opposizioni...
Sono casi scelti per il loro valore paradossale, è evidente, eppure ciascuno avrebbe le medesime ragioni (forse addirittura maggiori) di quelle fatte valere nel giorno dell'Unità nazionale e delle Forze Armate dal rappresentante metropolitano con fascia. C'è da augurarsi che resti un errore di sbaglio, e non faccia "precedente"...
Francesco Piazza.
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LA RIFLESSIONE DI UN LETTORE.
Dopo l’introduzione della legge 56 del 2014, con la riforma degli Enti Locali e la nascita delle Città Metropolitane, gli aspetti riguardanti questa materia sono stati oggetto di riflessione e valutazione da parte del nostro Ufficio. L’articolo pubblicato sul sito “ilcerimoniale.it”, dal titolo Una fascia per due, ha stimolato alcune riflessioni.
Sul Gonfalone. L’immagine della nostra Provincia è sempre stata viva grazie ad un Ente molto presente sul territorio, con i propri simboli e rappresentanti. La Medaglia d’oro al Merito Civile attribuita al nostro Gonfalone è memoria di un passato importante per la comunità che rappresenta e abbiamo avuto il timore che la cancellazione delle Province facesse percepire un vuoto d’immagine istituzionale. La partecipazione di un Ente e del simbolo che lo identifica è fondamentale per mantenere e continuare a far sentire la presenza sul territorio. Decidemmo quindi di continuare a presenziare a ogni cerimonia soprattutto extracomunale sostituendo sul Gonfalone la parola “Provincia” con “Città Metropolitana”.
La scelta fatta è discutibile, me ne rendo conto. Lo stemma araldico è stato concesso alle Province. Prerogativa delle Province è la corona presente sugli stemmi. Ma, in assenza di disposizioni unitarie, e dopo un confronto con le altre Città metropolitane scegliemmo di sostituire la denominazione e far "uscire" comunque il Gonfalone.
Sulla fascia. Valutiamo la questione di volta in volta. Per le Cerimonie extracomunali, la fascia è blu con il Sindaco o un consigliere metropolitano. Per Cerimonie nel Comune capoluogo indichiamo un rappresentante della Città Metropolitana solo quando il rappresentante del Comune capoluogo non è il Sindaco in persona.
La Città Metropolitana è un Ente di area vasta che rappresenta tutto il territorio metropolitano, compreso il Comune Capoluogo. Detto ciò, qualora il Sindaco presenzi ad una cerimonia in città capoluogo, rappresentando anche il territorio metropolitano, riterrei coerente valutare la possibilità di usare la fascia blu in rappresentanza di tutta la comunità.
Le scelte della nostra Città Metropolitana hanno voluto tenere conto della dignità e del valore dell’Ente, rappresentato in un’ottica di equilibrio e rispetto tra Istituzioni e del ruolo che svolgono. Spero di aver dato un piccolo contributo a questa interessante discussione.
RISPOSTA DELL'AUTORE.
Gentile Collega, la sua attenzione all’articolo e le sue considerazioni dimostrano che cerimoniale e protocollo non sono vuoti affari di forma, ma ineriscono alla manifestazione della sostanza dell’ordinamento dello Stato e delle sue articolazioni. Sono strumenti che vanno utilizzati per rappresentare e comunicare lo Stato.
Il Gonfalone e lo stemma sono i simboli delle Istituzioni territoriali e locali, concessi con decreto del Presidente della Repubblica. Come la Bandiera per lo Stato, il Gonfalone è custode simbolico e manifesto degli avvenimenti storici, delle tradizioni e del valore dell’Istituzione territoriale o locale cui appartiene. La sola coincidenza di confini territoriali non può tuttavia consentire un passaggio automatico del simbolo da un Ente ad un altro. Poiché il Gonfalone e lo stemma sono simboli convenzionali riconosciuti dalla collettività non solo territoriale ma anche nazionale, è necessario un passaggio formale con la Presidenza del Consiglio dei Ministri (Cerimoniale di Stato, Ufficio Araldica), affinché possa essere istruita e predisposta (previa valutazione del nome e dei segni araldici) la concessione, con decreto del Presidente della Repubblica, del Gonfalone e dello stemma al nuovo Ente.
Quanto all’uso della fascia blu. L’art. 50, ultimo comma, del decreto legislativo n. 267 del 18 agosto 2000 (testo unico degli enti locali), istituisce la fascia di colore azzurro (con tanto di stemma della propria provincia) come simbolo distintivo del presidente della provincia. Ergo, quel simbolo non può essere utilizzato dal rappresentante di una diversa Istituzione.
Inoltre, non si può ignorare che l’art. 19, comma 1, legge 7 aprile 2014, n. 56 ha previsto una identità di persona tra il Sindaco della Città capoluogo e il Sindaco metropolitano. Anche la scelta del nomen del vertice rappresentativo della nuova Istituzione territoriale è significativo: Sindaco e non Presidente metropolitano. Per la collettività la fascia azzurra continua a contraddistinguere un soggetto distinto dal Sindaco, il Presidente della provincia, appunto. Ma ora, con la creazione delle Città metropolitane, il legislatore non ha voluto alcuna distinzione tra i due vertici. Proseguire quindi nell’uso della fascia azzurra produrrebbe distanza tra manifestazione e ordinamento.
