DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
TRA NATALE E CAPODANNO (2)
22 dicembre 2017
Fatte salve rarissime convenzioni di reciproca civile indifferenza (delle quali non si può che parlar bene), a proposito dei doni per Natale ai congiunti c'è poco da dire: vanno fatti; ciascuno si regoli come può. Ma quanto ai rapporti con i terzi qualche riflessione è possibile.
Vale la stessa regola dei biglietti di auguri: regalare qualcosa a qualcuno vuol dire CONdividere con lui/lei amore, amicizia o interesse. Pertanto, niente improvvisate a chi per un gesto inatteso (magari ritenuto eccessivo o inopportuno) potrebbe sentirsi in imbarazzo. Naturalmente, è possibile fare regali per sdebitarsi, purché si tratti di impegni - e relativi debiti - piccoli.
A questo riguardo (ma non solo; quante volte capita di non sapere che cosa portare a chi ci invita in famiglia sotto le feste?), i generi alimentari sono una grande risorsa. Si può spendere anche poco e sorprendere piacevolmente: due chili di sale grigio integrale grosso e fino, un litro d'olio extravergine che si sappia dove sia stato spremuto, un pacco di farina molita a pietra. Perfino le confezioni di legumi secchi - di qualità, è chiaro - fanno un figurone se accompagnate da una ricetta, magari trascritta a mano. E poi paste di grano duro di piccoli produttori, caffè di torrefazione e cioccolata artigianale. Naturalmente, un cesto già fatto con queste cose non si trova, e per costruirlo ci vuole un po' di tempo e impegno, ma non è di questo soprattutto che parliamo pensando a un bel regalo? Del pensiero che lo muove?
Naturalmente, che si tratti o meno di generi alimentari del mercato equo e solidale, scegliere un regalo tra le moltissime offerte delle ONLUS vale doppio. Vi suggeriamo quelli dell'associazione che questo sito sostiene da anni, ma l'importante è farlo, non farlo a favore di chi.
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Si sa che le feste (per ragioni ancestrali e rituali) ruotano intorno al mangiare, ma questo non ci autorizza a sottoporre i nostri invitati al consumo obbligato di tutte le portate del menu tradizionale di famiglia: offrire con una buona parola (convincente) di possibile astensione è un regalo meraviglioso.
Non c'è bisogno di essere vegetariani per iniziare a evitare la carne degli animali da allevamento intensivo (e consumarla con un pensiero di gratitudine): che senso ha preoccuparsi (giustamente) del raffreddore del micio se non si ha rispetto per la sofferenza dei suoi almeno altrettanto intelligenti biscugini suini? E che senso ha combattere (giustamente) i guanti cinesi di pelle di cane senza chiederci l'origine del pellame del quale solitamente ci vestiamo?
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Se in occasione delle feste a qualcuno proprio andasse di invitare suggerendo l'abbigliamento, Capodanno incluso, almeno eviti di farlo "cravatta nera"; lo smoking non ce l'ha quasi più nessuno e imponendo a molti una caccia al tesoro per l'affitto di abiti di solito piuttosto brutti non si fa normalmente un favore né ai propri ospiti né al tono della serata.
Com'è, allora, una sera elegante? Insomma, l'equivalente di quello che cent'anni fa era cravatta bianca e fino a ieri(laltro) cravatta nera?
LUI. Un blazer blu mezzanotte, pantaloni grigi, scarpe e cintura nere, camicia bianca e cravatta scura; va meglio del solito vestito fumo di Londra (lo stesso dei funerali) e naturalmente dell’abito blu, che è "da mattina".
LEI. Il nero di sera è corretto, ma sa tanto di compitino da sei striminzito, quindi chi se la sente osi un poco (con un tacco bellissimo e la camicia di seta, per dire, vanno bene perfino i jeans).
Chiudiamo con le stesse parole di dodici anni fa, la prima volta di una newsletter natalizia (13/12/2005 - BUONE AZIONI DI NATALE): "Ogni augurio e coraggio, che per quanto oggi sembri lontana, poi arriva l'epifania e le feste se le porta via...".
